Registri
Cosa sono i registri
In Odoo ogni operazione contabile viene registrata in un registro (journal). Il registro determina il tipo di operazione, la sequenza numerica e i conti contabili di default da usare.
Puoi vederli e configurarli in Contabilità → Configurazione → Registri, oppure direttamente dalla dashboard di contabilità cliccando sul menu verticale (⋮) di ogni card e selezionando Configurazione.
Il registro è come un raccoglitore dedicato: le fatture clienti stanno in un raccoglitore, i pagamenti in un altro, i movimenti bancari in un altro ancora. Ogni raccoglitore ha la sua numerazione progressiva e le sue regole.
I tipi di registro in Odoo
Odoo usa sei tipi di registro per organizzare le registrazioni contabili:
| Tipo | Registro predefinito | A cosa serve |
| Vendite | Fatture clienti | Fatture emesse e note di credito verso clienti |
| Acquisti | Fatture fornitori | Fatture ricevute e note di credito da fornitori |
| Banca/Carta | Banca/Carta | Movimenti del conto corrente bancario / carte di credito |
| Cassa | Cassa | Pagamenti e incassi in contanti |
| Operazioni varie | Operazioni varie | Scritture manuali, giroconti, rettifiche |
Puoi avere più registri dello stesso tipo. Ad esempio due registri banca, uno per ogni conto corrente, oppure due registri vendite per separare le fatture B2B da quelle B2C. Ogni registro ha la propria sequenza numerica indipendente.
Campi comuni a tutti i registri
Ogni registro, indipendentemente dal tipo, ha questi campi:
- Conto predefinito le registrazioni usano questo conto se non indicato altro
- Codice breve prefisso univoco da 1 a 5 caratteri usato come prefisso di tutte le registrazioni di quel registro (es. INV per fatture clienti, BILL per fornitori)
- Valuta se vuoi gestire un registro in valuta estera (visibile solo se il multi-valuta è attivo)
Nel tab Impostazioni avanzate trovi:
- Conti consentiti limita quali conti contabili sono selezionabili nelle registrazioni di questo registro. Se lasci vuoto, sono disponibili tutti i conti
- Alias email imposta un indirizzo email per creare registrazioni contabili digitalizzando i PDF inviati a quell'indirizzo. Usato principalmente per fatture clienti e fornitori
- Proteggi le voci registrate con hash impedisce la modifica delle registrazioni per conformità fiscale in alcuni paesi
- Verifica automatica registrate segna automaticamente come verificate tutte le registrazioni confermate
L'opzione Proteggi le voci registrate con hash non può essere rimossa una volta che il registro ha almeno una registrazione confermata. Attivala solo se sei sicuro di averne bisogno.
Registri banca, cassa e carta di credito
Questi tre tipi di registro condividono alcune funzionalità specifiche:
- Conto sospeso le transazioni vengono registrate su questo conto finché non vengono riconciliate. In quel momento il conto sospeso viene sostituito dal conto della registrazione con cui è stata riconciliata la transazione
- Sequenza dedicata per i pagamenti se attivata, i pagamenti usano una sequenza separata dalle transazioni bancarie
Conti in sospeso (outstanding accounts)
Quando registri un pagamento in Odoo, prima che venga riconciliato con la transazione bancaria, l'importo passa per due conti transitori:
- Conto ricevute in sospeso registra i pagamenti in entrata in attesa di riconciliazione con i movimenti bancari in arrivo
- Conto pagamenti in sospeso registra i pagamenti in uscita in attesa di riconciliazione con i movimenti bancari in uscita
Di solito questi conti sono di tipo Attività correnti e Passività correnti
Attenzione: se non viene impostato nessun conto in sospeso su un metodo di pagamento, la registrazione di un pagamento con quel metodo non creerà alcuna voce contabile nel registro. La fattura risulterà "in pagamento" visivamente, ma non ci sarà nessuna scrittura contabile corrispondente.
Se invece imposti il conto principale del registro come conto in sospeso, quando registri un pagamento lo stato della fattura passa direttamente a Pagato senza passare per la riconciliazione. Utile per la cassa, meno consigliato per la banca dove la riconciliazione è importante per il controllo dei movimenti.
Registri vendite/acquisti
I registri di tipo Vendite o Acquisto hanno questi campi specifici:
- Conto predefinito le fatture usano questo conto a meno che non venga sovrascritto dal conto impostato sulla categoria prodotto, sul prodotto, o sulla riga fattura
- Sequenza dedicata per le note di credito attivando questa opzione le note di credito usano una sequenza separata dalle fatture, con il prefisso R prima del codice breve del registro
- Sequenza dedicata per le note di debito come sopra ma per le note di debito, con il prefisso D
Nel tab Impostazioni avanzate dei registri vendite trovi anche:
- Tipo di comunicazione formato del riferimento di pagamento comunicato al cliente (basato sul numero fattura o sul numero cliente)
- Standard di comunicazione formato specifico del riferimento di pagamento
Quando creare un registro nuovo
Non sempre i registri predefiniti bastano. Alcuni casi in cui conviene crearne di nuovi:
- Più conti bancari ogni conto corrente dovrebbe avere il suo registro banca dedicato
- Registri separati per tipologia di vendita es. un registro per le fatture PA e uno per le fatture B2B, per tenere sequenze separate
- Casse multiple se l'azienda ha più punti cassa fisici
- Carta di credito aziendale un registro dedicato per separare i movimenti della carta dai movimenti bancari
Non esagerare con i registri: ogni registro aggiunge complessità nella riconciliazione e nei report. Crea un registro nuovo solo se hai una vera esigenza di separazione numerica o contabile.
Ancora nessun commento.
per essere il primo a scrivere un commento.